AIMORA

Как проверить бухгалтера: признаки, что учет ведется с рисками

Плохая бухгалтерия редко выглядит как катастрофа в первый день. Обычно все начинается тихо: документы "потом донесем", сверка "почти готова", налог "примерно такой", доступы у одного человека, акты лежат в почте, а собственник видит только итоговую сумму к оплате.

Проверять бухгалтера нужно не для того, чтобы устроить допрос. Цель другая: понять, управляем ли учет, есть ли документы, соблюдаются ли сроки, можно ли восстановить картину и не живет ли бизнес в режиме "если бухгалтер уйдет, никто ничего не найдет".

Короткий ответ

Рискованный учет видно по семи признакам:

1. Нет полного архива первичных документов.
2. Сверки с налоговой, банками, поставщиками и покупателями не проводятся регулярно.
3. Собственник не видит календарь отчетности и налоговых платежей.
4. Остатки по ЕНС, налогам и взносам объясняются "на глаз".
5. Зарплата, НДФЛ, договоры и кадровые документы живут отдельно от учета.
6. Закрытие месяца делается только перед отчетностью.
7. Доступы, ЭЦП, пароли и документы завязаны на одного человека.

Хорошая проверка начинается с простого запроса: покажите, где лежат документы, какие отчеты сданы, какие налоги начислены, какие есть долги, переплаты, сверки и открытые вопросы.

Что должен видеть собственник

Собственнику не нужно становиться бухгалтером. Но он должен видеть контрольные точки.

Если бухгалтер раздражается на саму просьбу показать эти вещи, это уже сигнал. В прозрачном учете документы не являются тайным знанием.

Первичка: фундамент риска

Федеральный закон о бухгалтерском учете требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учетным документом. В практическом смысле это означает: если бизнес купил услугу, отгрузил товар, выполнил работу, начислил зарплату или списал расход, должен быть документ, который объясняет операцию.

Проблемные признаки:

• расходы есть в банке, но нет актов, УПД, чеков или договоров;
• документы хранятся только в переписке;
• часть первички подписана задним числом;
• нет реестра отсутствующих документов;
• бухгалтер не может быстро сказать, каких актов не хватает;
• поставщики давно не присылают закрывающие документы;
• электронный документооборот не разобран;
• оригиналы неизвестно где.

Что делать собственнику:

1. Запросить список документов за последние 3-6 месяцев.
2. Отдельно попросить список отсутствующей первички.
3. Проверить несколько крупных расходов по цепочке: договор, счет, акт или УПД, платеж, отражение в учете.
4. Ввести правило: каждый месяц закрывается реестром недостающих документов.

Налоги и сроки: календарь должен быть виден заранее

Если бухгалтер сообщает сумму налога за день до платежа, бизнес работает вслепую. Нормальный учет дает прогноз: что будет начислено, когда нужно заплатить, какие отчеты сдавать и откуда берется сумма.

Минимальный календарь:

• отчетность по налоговому режиму;
• НДФЛ и страховые взносы;
• НДС, если применяется;
• налог на прибыль или УСН;
• имущественные налоги, если есть объекты;
• уведомления, если они нужны для корректного распределения платежей;
• сроки сдачи отчетности в фонды и налоговую;
• внутренние дедлайны по сбору документов.

Красный флаг: бухгалтер говорит "я все помню". В бизнесе календарь должен быть документом, а не памятью одного человека.

ЕНС: где часто теряются деньги

Единый налоговый счет удобен только тогда, когда его регулярно сверяют. Иначе собственник видит одну сумму, а внутри могут быть пени, переплаты, недоимки, неучтенные уведомления или платежи с ошибочными реквизитами.

Попросите бухгалтера показать:

• текущее сальдо ЕНС;
• расшифровку начислений;
• какие уведомления отправлялись;
• какие платежи ушли;
• есть ли требования, пени, переплаты;
• как бухгалтер проверяет распределение денег.

Рискованная ситуация - когда "минус" или "плюс" на ЕНС объясняется общими словами, без расшифровки по налогам и периодам.

Зарплата и кадры: отдельная зона ответственности

Учет зарплаты - не только ведомость. Здесь связаны трудовые договоры, табели, отпуска, больничные, премии, НДФЛ, страховые взносы, кадровые приказы и выплаты.

Признаки риска:

• сотрудник работает, но договор не подписан;
• зарплата в банке не совпадает с начислениями;
• премии и компенсации не оформлены документами;
• отпускные и больничные считаются вручную без проверки;
• кадровые документы лежат у руководителя, а не в системе;
• нет понятного графика выплат;
• НДФЛ и взносы платятся без сверки с начислениями.

Даже если кадровик отдельный, бухгалтерия должна видеть полную картину начислений и налогов.

Сверки: главный тест на порядок

Сверка - это способ понять, совпадает ли учет с реальностью. Без сверок бизнес может жить с красивыми отчетами и неправильными остатками.

Какие сверки нужны:

Если бухгалтер говорит, что сверки "не нужны, потому что все и так видно", это слабая позиция. Видно становится именно после сверки.

Закрытие месяца: что должно происходить

Закрытие месяца - это не кнопка в программе. Это процесс, который подтверждает, что период можно использовать для отчетов и решений.

Нормальное закрытие включает:

1. Получение банковских выписок.
2. Сбор первичных документов.
3. Проверку продаж, оплат, возвратов и эквайринга.
4. Начисление зарплаты, налогов и взносов.
5. Проверку дебиторки и кредиторки.
6. Сверку с ключевыми контрагентами.
7. Проверку остатков.
8. Формирование отчетов для собственника.
9. Список проблем: чего не хватает, где есть риск, кто отвечает.

Плохой признак - когда месяц "закрывается" только перед сдачей отчетности или после вопроса собственника.

Доступы и безопасность

Бизнес не должен зависеть от одного телефона, одной ЭЦП и одного компьютера бухгалтера.

Проверьте:

• кто владелец ЭЦП;
• где хранятся сертификаты;
• кто имеет доступ к личному кабинету налогоплательщика;
• кто имеет доступ к банку;
• кто видит 1С или облачную бухгалтерию;
• есть ли резервный доступ;
• можно ли восстановить учет, если подрядчик исчезнет;
• есть ли договор с бухгалтером или бухгалтерской компанией;
• кто отвечает за хранение документов.

Если бухгалтер работает удаленно, прозрачность доступа особенно важна. Удаленная работа нормальна, но "все у меня на компьютере" - риск.

Как провести проверку без конфликта

Лучше не начинать с обвинений. Сформулируйте задачу как регламент:

Мы хотим привести учет к прозрачному виду: видеть сроки, документы, налоги, сверки и открытые вопросы. Подготовьте, пожалуйста, контрольный пакет за последние месяцы.

Запросите:

1. Список сданной отчетности за год.
2. Календарь будущей отчетности и платежей.
3. Сальдо ЕНС и расшифровку.
4. Оборотно-сальдовую ведомость.
5. Реестр отсутствующей первички.
6. Дебиторку и кредиторку.
7. Акты сверок с ключевыми контрагентами.
8. Список доступов и ответственных.
9. Перечень текущих рисков и нерешенных вопросов.

Если бухгалтер сильный, он не испугается такого списка. Скорее всего, часть уже готова.

Когда нужен внешний аудит

Внешний взгляд полезен, если:

• меняется бухгалтер;
• бизнес растет и учет усложняется;
• были требования из налоговой;
• есть крупные остатки по ЕНС;
• собственник не понимает реальную прибыль;
• много наличных, эквайринга или маркетплейсов;
• есть несколько юрлиц;
• планируется продажа бизнеса, кредит, инвестиции или крупный контракт;
• учет долго велся "как-нибудь".

Аудит не обязательно должен быть большим и дорогим. Иногда достаточно экспресс-проверки документов, налогов и закрытия месяца.

FAQ

Как часто проверять бухгалтера?

Минимум раз в квартал стоит смотреть документы, налоги, ЕНС, дебиторку, кредиторку и закрытие месяца. Если бизнес растет или есть налоговые риски, контроль нужен ежемесячно.

Это недоверие к бухгалтеру?

Нет. Контроль учета - нормальная управленческая функция. Хорошему бухгалтеру проще работать, когда собственник вовремя приносит документы и видит реальные риски.

Что делать, если первички не хватает?

Соберите реестр отсутствующих документов, назначьте ответственных и сроки. По крупным операциям начинайте с поставщиков и покупателей, где риск выше всего.

Можно ли вести учет только по банку?

Нет. Банк показывает движение денег, но не заменяет договоры, акты, УПД, начисления, обязательства, долги и налоговый учет.

Итог

Проверка бухгалтера - это не охота на ошибку, а защита бизнеса. Собственнику нужно видеть документы, сроки, налоги, ЕНС, сверки, доступы и закрытие месяца. Если учет прозрачен, бухгалтеру легче доказать качество работы. Если нет, лучше узнать об этом до штрафов, требований и кассового разрыва.

Связаться с AIMORA